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对于特别邀请的外宾和国家领导人的接待,通常视其身分和来访性质,安排相应的迎送活动。就迎送规格来说,迎送人的身分通常与来宾的身分相当或与来宾的身分相差不大。
迎接客人时,一般迎接人员应在飞机(火车、船舶)抵达之前到达机场(车站、码头)。送行则应在客人登机之前抵达。切勿迟到、早退。欢送外宾时,要挥手告别,待飞机(火车、轮船)起飞后,直至外宾看不见我方欢送人员时方可离去。
如要献花,须用鲜花。所献的花要注意来宾来客的国家和民族的喜好和禁忌。
在客人和主人见面并互相介绍之后,一般都由主人陪同客人乘车到达住地。如果是陪同外宾的话,按国际惯例是客人坐在主人的右侧,译员坐在司机旁边。客人从右侧车门上车,主人从左侧车门上车,避免从客人座前穿过。
客人抵达住处后,要给客人留有一定的休息时间,然后再安排其他接待活动,或会谈、会见,或宴请,或参加文艺晚会,或参观游览,其具体接待项目要根据活动的目的而定。
对于平常社交中的接待或待客,如果预先接到远方来客的通知,需要接站,则也应提前到达。如果迎接大批不相识的客人,则可事先准备特定的标志,如小旗或牌子等,让客人们从远处能够辨认出,以便客人主动前来接洽。
当知道有客人来访,应提前作准备。主人的服饰要整洁,家庭布置要干净美观,孩子要妥善安排教育,水果、点心、饮料、烟酒、菜肴等要提前备好。如果是正式宴请,如婚礼、寿诞等,还要预先送请柬或电话邀请,确定宴请时间、场所,排好座次,落实宴请形式、规模、档次。
客人在约定时间到达,主人应提前到门口迎接,不宜在房中静候,最好夫妇一同前往,而女主人在前。如果有客人突然临门,要热情相待,若室内未清理,应致歉并适当收拾,但不宜立即打扫,因为打扫有逐客之意。
见到客人,应热情招呼,女主人应主动上前握手。如果客人手提重物,应主动帮忙,对长者或体弱者可上前搀扶。进入室内应把最佳位置让给客人坐,如果客人是初次来访,应向其他家人或客人作介绍。主人要面带微笑,步履轻松,不能有疲惫心烦之相。
一般情况下,如来客是男士,一落座主人应马上敬烟。敬烟忌用手直接取烟,应打开烟盒弹出几支递给客人面前请客人自取,敬烟不能忘了敬火,若主人也会吸,应先客后主。冲泡茶时首先要清洁茶具,多杯茶时应一字儿排开来回冲,每杯茶以斟杯高的2/3为宜,敬茶应双手捧上放在客人的右手上方,先敬尊长者。
客人坐下,奉敬烟茶糖果之后,应及时与之交谈,话题内容可因实际而定。一般来说应谈一些客人熟悉的事情,若无法奉陪客人交谈,可安排身分相当者代陪或提供报纸杂志、打开电视供客人消遣,切不可出现主人只管自己忙,把客人晾在一旁的现象。另外,与客人交谈时,不要频繁看表,打呵欠,以免对方误解你在逐客。
如果你确有急事要办,不妨向客人说明并表示歉意。如果临时来客,又恰巧在你确实感到不方便时,可以礼貌地另约一个时间。如果遇到来客逗留时间长时,可以采取减少谈话,并不再往杯子里添加饮料等暗示的方法暗示客人自行离去。
家庭常见请客有正式宴会、便宴、家宴三种,前二种一般选酒店餐厅举行,后者一般由女主人亲自下厨料理,家人共同招待,规模较小,形式自然、随便。宴请宾客还得安排座次,一般以向门一面为主宾席,主人背门而坐。
上菜应左首上右首下,上菜顺序一般为:冷盘——主菜——热菜——大菜——甜菜——点心——汤。上菜时机选择恰当,防止空盘,又不宜堆积过多,上最后一道菜应暗示酒宴已近尾声,上菜中按我国传统习惯,应“鸡不现头,鸭不现尾,鱼不现脊”,即不应把鸡头、鸭尾、鱼脊朝向主宾。每上一道菜,主人可适当介绍并邀主宾先动手品尝或给客人分菜。酒水分白酒、葡萄酒和啤酒三大类,席间有男士不饮酒不可以以软饮料代替,但有女性不饮酒,可以软饮料代替。斟酒顺序一般按顺时针方向依次从右首斟酒,注意酒杯不能离席,若有尊长者或远客、贵宾可先斟,以示敬重。劝酒可由主人、陪客或主人委托的“代东”、“酒官”劝。祝酒时,主人先举杯,杯口应与双目齐平,要微笑点头示意,但不能交叉碰杯。
当客人散席或准备告辞时,主人应婉言相留。客人要走,应等其起身后,主人再起身相送,家人也应微笑起立,亲切告别。若客人来时带有礼物的,应再次提及对礼物的感谢或回赠礼物,并不忘提醒客人是否有东西遗忘,或有什么事需要帮忙。送客应送到大门口或街巷口,切忌跨在门槛上向客人告别或客人前脚一走就“啪”地关门。如果是初次来客,主人应主动指路或安排车辆接送,远方来客则应送至火车站、机场或码头,并说些祝愿话或发出再来的邀请。
有时客人来访可能要小住几天,这时更应注意如何使客人高兴而来、满意而归,要做好心理准备、物质准备,了解客人情况,陪同游览购物等,并注意客人小住期间的家庭小节,尤其不能当着客人面谈论近期家庭开支等经济问题。