工作过程：制作、审核、提交
任何一个环节的文献工作都可以简略地概括为以上三个方面。工作流程的主要依据是合同、信用证、相关惯例、法规以及货物买卖的原始数据。首先，制作文档。不同的单据有不同的出票人：发票、装箱单、汇票等由卖方制作；运输部门通常会配合签发提单、运单、装运证书等；货物的保险手续必须由保险公司办理，保险公司要求相关方密切配合，按规定顺序出具单证。第二，应严格审查已完成的文件。审查的一般过程是：创制人及其公司应首先自行核实，确认文件无问题后，提交国内银行/相关部门。银行相关部门将结合信用证逐字逐句审核单据。如果单据和信用证的内容看似一致，银行将以某种方式将所有单据发送给有业务联系的外国银行（付款银行）。付款银行经审查无异议的，履行付款义务。在从付款银行赎回单据之前，买方还需要审查单据。因此，出口商、出口银行、进口银行和进口商对单据进行了审查。第三，如果在文件编制和审查过程中没有发现任何问题，则按照规定的时间、方法、要求的类型和份数提交合格的文件是合乎逻辑的。
基本单据：发票、箱单、提单
无论一项业务的内容是复杂的还是简单的，以及当事人所在的国家，当事人通常都要求出口商提交这三份文件。如果交易条件不同，则可以增加或减少所需的单据类型。例如，在CIF条件下，出口商有义务提供保险单。出口货物依法检验的，应当有相应的检验证书；不是每笔交易都需要汇票作为支付工具，有些企业根本不需要汇票；如果是易货贸易或边境贸易，双方一手拿着钱和货物。他们可能不需要文件或只需要发票。因此，文件从业人
员必须认真对待这三份文件，对它们了如指掌。
单据类型：官方、商业、金融
文档分类有很多种。上述分类主要从发卡机构和单据功能的角度进行划分。官方文件主要指官方机构出具的文件，如进出口报关单、检验检疫证书、进出口收付汇核销单、原产地证书、海关和领事发票等；商业单据主要是进出口商、运输部门和保险公司制作和提供的各种常用单据，包括发票、装箱单、提单、保险单、受益人证书、装运通知等；财务单据用于获得货物付款，包括汇票、本票和支票。此外，单据分为以下几种方式：从贸易环节来看，单据分为：货物单据、装运单据、报关单据、保险单据、结汇单据、核销单据、退税单据、（如有争议）争议索赔单据、，等从进出口的角度来看，有进口单证和出口单证。
主要当事方：卖方(受益人)、买方(申请人)、第三方(银行/ 海关 /运输部门等)
国际贸易中的每个环节都涉及多方，但它们可以概括为三方：出口商（受益人）、进口商（申请人）和第三方。所有文件的制作和流通都是围绕这三个人进行的。例如，在办理保险手续时，根据不同的交易条件，买方（FOB、CFR）或卖方（CIF）可以与第三方保险公司办理相应的事宜。
付款方式：汇付、托收、信用证
在贸易实践中可以使用的付款方式包括汇款、托收、信用证、延期和分期付款、国际保理和一揽子汇票（福费廷）等。无论使用哪种付款方式，都必须提交相应的单据。由于
付款方式不同，所需文件的类型、副本和提交方式也会有所不同。例如，在电汇/邮汇汇款模式下，使用的主要单据是swift等电信手段发出的支付授权通知；在托收承兑交单的情况下，理论上，所有的专家都有相同的口径：不适合使用，但在实践中，基于买方市场的现实，很多公司都是根据这一条件进行收货和付款的，有些业务单据直接发送给买方，而不是通过托收银行。但是，这只能在出口商能够控制风险的范围内进行；信用证的特点之一是单据的销售，其对单据的要求遵循“严格一致”的原则。
当工作进行到一定阶段或告一段落时，需要回过头来对所做的工作认真地分析研究一下，肯定成绩，找出问题，归纳出经验教训，提高认识，明确方向，以便进一步做好工作，并把这些用文字表述出来，就叫做工作总结。准备了《单证员年度工作总结600字》，供大家参考!
我XXX，在过去XX年充满激情和激情的日子里，在各位领导的热情关怀、各位同事的无私帮助和个人努力下，我成功地完成了文员岗位的各项工作。
在xx年，本人本着对公司的忠诚和对单证工作的热爱，锐意进取，刻苦学习，在繁忙的工作中积极提高自己的制单审证水平，一年以来的事实证明，这些努力得到了圆满的回报。从xx月到xx月，本人共完成xx笔业务的制单审证工作，处理信用证及相关单证共xx套，平均每月xx套。更令人欣喜的是，本人基本上能够做到正点交单，得到了银行的表扬和业内同行的积极赞许。
必须承认，在我的文档工作中，存在一些我无法避免的缺陷，这主要是技术水平的问题，而不是工作态度的问题。由于这些问题的存在，也在一定程度上影响了公文工作的效
率。需要指出的是,这些问题是前进中的问题,是实践中的问题,只有通过实践才能有效解决。因此，我将在今后的文件工作中继续努力。同时，我也希望公司的领导能为我提供一个走出去（停产）到XX学习的机会。学习是为了工作。我相信为学习付出的代价将来会得到回报。
展望xx年，本人充满了希望。尽管我们面临全球金融危机的挑战，外贸行业也面临更大的挑战和风险，但本人相信，在公司领导胸有成竹的领导下，在公司同仁的团结努力下，我们一定能把危机变成机遇。作为单证岗位的工作人员，本人将继续努力工作，为外销部门和其他相关业务部门服好务，把好关。一份付出，一份回报，我也相信，公司也一定能根据本人的出色表现，在20**年为本人提供与之相称的待遇，和更加广阔的发展空间。
起初，我被指派先做文档。虽然我在学校主修外贸，但我什么都做不好。我被那个老文件员看不起。什么大学生？我在高中可以考得很好，但他总是犯错误。（因为这是他的最后一次审查），阻止我制作文件。当时，我是根据书本上学到的知识来应用的！脱离实际经营,。我知道我有很多东西要学，但我是一个不认输的人。我会做好别人能做好的事，我会做得比他们更好！
我开始留心看他做单证，看别人做单证。那时，公司分八个部，每个部都有单证员，独立核算，彼此之间的业务也保密，就是想到别的部门也要经过上级领导批准。我无法看到别人做的单证，我只能想办法!我在同部门里就是看他们作废的单证，当他们要撕掉的时候，我就说给我做草稿纸吧。另外找机会帮他们做他们不想做的事，因为他们不想去做，他们就会教你怎么去做，你就有机会锻炼自己。我还想办法做其它部门的单证(我常在下
班时，去其它部门找好友聊天和打牌。从中探听他们的牢骚和单证情况。从中吸取教训。)
这样，三个月后，我很快就掌握了制作文档的经验和技巧。再加上在学校学到的知识，我能做好公司所有的文件，做到最好。我是公司两年内第一个没有任何文件错误、差异或退款的文件管理员！甚至连公司的总经理和其他部门经理都要求我帮助他们制作文件。我的具体操作程序如下：
1)当拿到l/c后，先仔细审查和合同有出入的地方，产品名称、数量、开证行、公司名称、有效期、最迟装运期、有没有软条款、特别的规定等等。
如果是这样，请立即与销售人员讨论这些问题，并在最佳时间向外商提出所有问题，并要求他修改信用证。
2)督促跟单员紧跟这份合同(如果没有跟单员，是自己的话，提前完成那些能提前的工作，比如说：invoice，packinglist，forma，insurancepolicy，等等。
3） 货物装船后，请及时与船务公司或船务代理联系，并请他们将提单传真给您确认。您需要根据信用证的上述要求仔细检查。如果发现问题，应立即要求他们修改。
4)所有单证都必须反复核对，一笔l/c的单证，至少全面核对五次，做到单证一致，单单一致。如果客户有临时要求，可以说服客户修改l/c，或者做t/t。
例如：上一次，我的客户向我开了信用证，但在装橱柜时，他突然想起还有一些备件要安装（他答应过他的批发商，但忘了在信用证上写）。数量仍然很多。此时不可能更改
信用证。让我这么说。我会先帮你把它装上船，然后我会办理手续，信用证不会改变，请给我们电汇备件，我们会为你准备发票和装箱单。客户高兴地说：非常感谢。你觉得怎么样？我说：这只是一点经验。
5)交单的时候，也要注意：有没有b/l背书，i/p背书等等，发票装箱单是不是做的不好，不规范，有没有忘了一些特别的规定：l/c号码必须显示，hscode必须显示，船代理必须显示，电话传真必须显示等等。
总之：一句话，做文档是不容易的！我们必须耐心、坚持和谨慎。祝所有做文档的朋友工作顺利！
通过近8个月的学习、实践工作，从最初的统计门表、画图送审到独立下单、五金、门型及结构的独立设计再到现场与客户沟通交底，不可否认自己进步了许多，在这里多谢同事及领导的大力支持与帮助。但也有很多地方需要学习，我都会一一记录下来，积极请教领导，提高自己的水平。
时光飞逝。我来到XXX公司已经半年了。在过去的六个月里，我从一个刚进入社会的大学生变成了一个逐渐熟悉自己工作流程的文档管理员。在这一年里，我和同事们相处得很好，工作也很愉快。我在工作、学习和生活中积累了很多经验。
我们公司的单证操作基本的程序如下：
1.如果按照合同的交货期催交。催交时，文件员应了解电话催交的几个要点：
A。货物什么时候可好?
包装细节什么时候能出来？
2手头负责的工厂需要出货，询问如何安排船东及具体的船期。目前手头上常常操作的货代有xxx，xx，xxx等。船东xxx，xx等。
3.将托运单发送给货运代理，并要求货运代理帮助预订舱位。等待舱位下降，要求货运代理刷洗并将其卸到拖车上，然后通知工厂具体装货时间，。
4、我们公司目前的货物，都是由专门的几家货代在做，比如xxx，xx，xxx等。主要是考虑到我们的产品比较复杂，品目繁多，换货代不是有利于我们的顺利报关和出货。单证员除了工作要认真外，还需要和相关货代保持良好的工作关系，这样子有利于开展工作。
5.货运代理确认单有时间切断报关单和提货单，所以尽量在最后一次之前完成报关并准备好客人要求的文件，以便客人检查，这样他们就可以在船东切断提单之前向货运代理确认。外贸资料员的工作总结，所以尽量与工厂确认。如果你能尽早装载集装箱，你就能尽快装载。在这种情况下，您可以使用机柜进入码头，并及时检查进场重量。然后根据要求调整报关单的重量。然后根据每位客人的不同要求，制作他们需要的文件，让客人先确认。同时，根据报关单的权重调整报关单金额。
报关所需资料如下：报关合同，报关发票和装箱单。同时现在要记得报关有分岛内和岛外有两个报关行，所以发报关资料的时候要注意。 有特殊的例子：
如果指定货运代理从XX报关，则必须制作报关材料，加盖公章，然后添加报关委托书。同时，必须附上报关要素和报关单，加上几张票据，提前送到委托报关地点。
6、如果是付款方式L/C，就一定要仔细阅读信用证里的条款，在复印件上做好记录。发票和清单里的货物描述必须严格按照L/C的规定，收货人也必须按照L/C上的AppLICANT出具。另外如果L/C需要FORMA A或者C/O，它的发，收货人，地址，货物描述，也必须严格按照L/C上的规定去办。C/O一般要先进行网上申报。申报完毕，还要看是否通过，通过了，就可以带单证章去贸促会现场打单。
7.在货物装运过程中，有提单验证流程，这是一些重复性工作。提单检查的关键是检查以下几点：托运人、收货人、通知人、目的港、标记、货物描述、重量和体积。当付款方式是信用证时，你必须非常小心，严格遵守信用证。如果信用证中有错误，你必须纠正错误，不能自己修改。在提单没有问题之前，对提单的检查应该是无休止的。如果提单早出晚出，我们应与货运代理合作，尽量在当时修改提单。货运代理要求他们在签发提单后立即寄出一份副本。一般来说，提单一出，我们会准备一份相关信息的副本给客户，并首先传真给客户。
8、保险单。如果是做CIF，就一定要买保险。保险的金额一般要投保加成10%。货物描述按照L/C 上的规定，如果做T/T则按照pI上的规定。保单也进行核对，和提单一样，一直OK，才叫保险公司打单。如果填写保单的时间在船开后，就要填写保函。个人的经验是，保单的签发时间一定要在船开前，也就是如果保单确实是在船开后买的，要保险公司把保险的时间一定要签在船开前。
9.目前，在场客人需要的单据包括Co、e表、保险单等，这些单据只有在原始提单或电传放行单签字后才能进行检查和修改。为与提单保持一致，请特别注意港口显示、开航日期、产品说明等。
10、如果做T/T，提单出来后，发票和清单各准备三份，和提单一起，以及不同客人不同的单证要求，做好邮寄的准备，现在的快递主要是TNT。只要确认客人已经付款，财务截汇，或者有付订金，或者工厂确认可以寄件，既可以邮寄相关资料了。或者工厂确认可以寄件。
如果是信用证，请根据上述单据提交所需的单据逐一准备。银行会仔细检查我们所有的单据，希望找出我们的不符点，所以有时候单据会被更改。我做了两次信用证装运，并熟悉了信用证装运操作流程。
11、一票货物结束后，就要准备等开票资料，做开票合同给工厂，工厂确认ok,他们开发票过来后，要认真核对，没有问题的话，在发票右上方写明合同号，连同报关单交给财务。
12.我记得当我第一次来到公司时，我从学习打印发票开始。发票一式五份。第一份是真实的美元收据，第二份是存根，可以在下次购买发票时使用。第三联为FOB价格和仓单，第四联为税务联，附第五联。每月月末，根据发货日期安排合同号，统计当月FOB价格，交财务部在线申报。
第二项工作就是打发票，现在的话都可以用网上站，月底开始打。
第三，发票打好后，及时做好入库单等后续事宜，以便会计尽快办理退税等事宜。
13、目前手头上操作的工厂主要有江新，小徐常走的是曼谷，而小林和老胡主要的客人是双威公司，而双威公司则需要时常进来邮件往来。至于其他的几个工厂，达泰科常做的是转向柱，许啯良通常是装从聪勤的货，小吴都会监柜。而盛皇付先生常走的货物是螺栓出往越南。还有其他几位比较没那么常出货的客人。 所以的方法便是：记录下每一个客人的单证要求和寄单地址。方便自己区分和存档。
在过去的一年里，我学到了很多。作为一名优秀的文件员，最重要的是要有责任感，同时要更加小心。
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