办公室文档管理工作总结

篇一：文档管理个人工作总结

在不久前我还苦于不知这方面的工作总结怎么写，但经 过一番详细的思量，我理清了思路。在这里，我们对如何进 行文档管理分三个阶段来阐述。

1、生成期文件的管理

生成期的文件， 处于制作、接收、 处理与发出的过程中， 需要检阅文件或者发给其他部门及外单位。因此，需要建立非 文件负责人也能随时找出文件的管理系统。对此类文件的管 理，可建立以下一个流程： 文件→文件套→杂志匣→文件柜。

按事由用文件夹对文件进行分类 ;按照一件事一个文件 套的原则，每一个人准备若干个文件套 ;按类别或者内容将使用 中的文件整理到文件套 ;可以用文件套的颜色对文件类别进 行区分。将文件套采集到轻便杂志匣中 ;把文件套整齐地摆 放在轻便杂志匣里并立于桌面上 ;责任人外出或者离职时，务 势必轻便杂志匣放到使用中文件柜上 ;用标签纸制作杂志匣 的标签，可做到整洁美观并易于分类 ;由于可看到文件夹的 标签，还易于检索;每一个人都应该备有使用中的轻便杂志匣， 并在标签处填入人名。将轻便杂志匣放在文件柜里 ;将办公 室用的文件柜的部份空间划分出来，作为使用中的文件柜， 可使办公室每一个人每天的工作一目了然，方便工作交接及管 理，并可暂时性地存放文件资料;使用开放式文件架， 检索、

管理都很方便，避免文件私有化。

2、保存期文件的管理

有些保管在办公室里的文件过了几年后利用率就会下 降，这样的文件可分为保存型文件和保管型文件。对此类文 件建议建立一个保存中心的形式进行文件的永久保存和定 期保存。保存型文件在性质上分为永久保存和定期保存两类， 把需要定期保存的文件转移到保存型文件盒，保存型文件夹， 保存型文件箱中，并标明作废日期，文件保存到期后即将废 弃、扔掉或者销毁。而对于需永久保存的文件资料，可以仍旧 使用原有的保管型文件夹、纸型文件盒等原型保管文件夹， 无非，如果使用保存型文件夹将会更经济一些。如果把利用 率低的保存型文件仍旧放在办公室，将造成办公室的拥挤膨 胀，浪费空间，防碍高效的管理。因此，建议选择经济的地 方建立保存中心。

3、文件的废弃

保管型文件随着时间的流逝，其利用价值会降低，如果 不及时清理，就会泛滥成灾。坚决要扔掉不需要与过期的文 件，减少文件的数量，有效利用办公空间，节约费用。参照 之前所述的文件管理方法，对于文件的废弃，可按照一下的 方法进行：

(1)、按文件进行废弃;

(2)、按文件夹进行废弃;

(3)、按项目进行废弃;

(4)、按颜色进行废弃。

随着计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的 迅猛发展，电子文件大量产生。对于电子文件的管理，需要 注意以下几个方面。

1、对电子文件要进行分门别类地管理，要进行科学的 分类。通过分类、标引、组合，使电子文件存储处于一种有 序状态。

2、对电子文件要定期、及时的进行备份。以避免由于 技术故障导致的文件丢失。

3、由于电子文件利用途径的多样化，特别是在络高度 发达的今天，要做好电子文件的保密工作，即准确设定电子 文件的访问权限。

篇二：文档管理个人工作自我总结

文档管理个人工作自我总结

在不久前我还苦于不知这方面的工作总结怎么写，但经 过一番详细的思量，我理清了思路。在这里，我们对如何进 行文档管理分三个阶段来阐述。

1、生成期文件的管理

生成期的文件， 处于制作、接收、 处理与发出的过程中， 需要检阅文件或者发给其他部门及外单位。因此，需要建立非 文件负责人也能随时找出文件的管理系统。对此类文件的管

理，可建立以下一个流程： 文件→文件套→杂志匣→文件柜。

按事由用文件夹对文件进行分类 ;按照一件事一个文件 套的原则，每一个人准备若干个文件套 ;按类别或者内容将使用 中的文件整理到文件套 ;可以用文件套的颜色对文件类别进 行区分。将文件套采集到轻便杂志匣中 ;把文件套整齐地摆 放在轻便杂志匣里并立于桌面上 ;责任人外出或者离职时，务 势必轻便杂志匣放到“使用中文件柜”上 ;用标签纸制作杂 志匣的标签，可做到整洁美观并易于分类 ;由于可看到文件 夹的标签，还易于检索 ;每一个人都应该备有“使用中的轻便 杂志匣”，并在标签处填入人名。将轻便杂志匣放在文件柜 里;将办公室用的文件柜的部份空间划分出来，作为“使用 中的文件柜”，可使办公室每一个人每天的工作一目了然，方 便工作交接及管理，并可暂时性地存放文件资料 ;使用开放 式文件架，检索、管理都很方便，避免文件私有化。

2、保存期文件的管理

有些保管在办公室里的文件过了几年后利用率就会下 降，这样的文件可分为保存型文件和保管型文件。对此类文 件建议建立一个“保存中心”的形式进行文件的永久保存和 定期保存。保存型文件在性质上分为永久保存和定期保存两 类，把需要定期保存的文件转移到保存型文件盒，保存型文 件夹，保存型文件箱中，并标明“作废日期”，文件保存到 期后即将废弃、 扔掉或者销毁。 而对于需永久保存的文件资料，

可以仍旧使用原有的保管型文件夹、纸型文件盒等原型保管 文件夹，无非，如果使用保存型文件夹将会更经济一些。如 果把利用

率低的保存型文件仍旧放在办公室，将造成办公室的拥 挤膨胀，浪费空间，防碍高效的管理。因此，建议选择经济 的地方建立“保存中心”。

3、文件的废弃

保管型文件随着时间的流逝，其利用价值会降低，如果 不及时清理，就会泛滥成灾。坚决要扔掉不需要与过期的文 件，减少文件的数量，有效利用办公空间，节约费用。参照 之前所述的文件管理方法，对于文件的废弃，可按照一下的 方法进行：

(1)、按文件进行废弃;

(2)、按文件夹进行废弃;

(3)、按项目进行废弃; (4)、按颜色进行废弃。

随着计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的 迅猛发展，电子文件大量产生。对于电子文件的管理，需要 注意以下几个方面。

1、对电子文件要进行分门别类地管理，要进行科学的 分类。通过分类、标引、组合，使电子文件存储处于一种有 序状态。

2、对电子文件要定期、及时的进行备份。以避免由于 技术故障导致的文件丢失。

3、由于电子文件利用途径的多样化，特别是在络高度 发达的今天，要做好电子文件的保密工作，即准确设定电子 文件的访问权限。

篇三：办公室文员工作总结办公室文员工作总结

篇一：办公室文员>工作总结

XX 年 2 月 9 日至 XX 年 3 月 21 日近一个半月时间， 我

在 xxxx 集团有限公司行政部办公室文员岗位实习。

实习，顾名思义，在实践中学习。在经过一段时间的

学习之后，或者说当学习告一段落的时候，我们需要了解自 己的所学需要或者应当如何应用在实践中。因为任何知识源于 实践，归于实践。所以要付诸实践来检验所学。现在即将面 临毕业，实习对我们越发重要起来。刚结束的这段实习时间 可以说是我大学四年来最辛苦也是最充实的一段时间。辛苦 是因为刚踏上工作岗位，有不少方面不能很快适应；而充实 则是在这段时间里，我学到在校园无法学到的知识和技能， 更提高了自己各方面的素质。同时实习也给了我一定的工作 经验。为将来谋求一份好职业打下了基础。现将这些日子在 工作中取得的成绩和不足做个小结。一来总结一下经验，二 来也对自己的工作情况有个系统的认识。

二、单位简介

xx 集团有限公司前身 xx 皮鞋厂创建于 1988 年，1995

年组建集团公司，现已发展成为拥有员工 3800 余名，集制 鞋、 >房地产、对外贸易、酒店、娱乐、络科技于一体的无 区域企业集团。目前作为主业的 xx 鞋业生产基地位于中国 鞋都工业园腾飞路 2 号，占地面积近 100 亩，建造面积 12 万平方米，拥有先进的意大利、台湾等国家和地区生产的制 鞋流水线 15 条，年生产能力达 1000 万双，产品销往德、法、 美、西班牙、俄罗斯、日本等国家及中国内陆。

xx 集团是在 xx 民营企业中最早礼聘海外职业经理人

担任公司高管的企业，在产品研发及技术创新上也主动寻求 与国际接轨，从 XX 年开始，公司每年都礼聘西欧国家的一 流设计师对 xx 产品进行同步研发，在制鞋行业开辟新品种 方面始终保持率先地位，并建立了标准化实验室。 XX 年，公 司还通过与德国 dhm 公司的合作，实现了民外合璧，借梯登 高，并率先在全省民营企业中通过了 sa8000 社会责任国际 标准体系认证，使企业的用工环境、劳动权益保障、产品环 保等均达到国际相关标准，从而打破贸易壁垒，为企业更好 地进军国际市场铺平道路。

公司本着“以人为本”、构建和谐劳动关系的理念，

逐年加大员工福利待遇和文化生活设施的投入，积极其员工 办理合作医疗、 工伤等各种劳动>保险， XX 年斥资 1000 万打

造面积近 XX 平米的员工活动中心，放映厅、 ktv、健身房、 台球室、乒乓球室、吧等一应俱全。并创办了 xx 报，广播 站，满足员工日益增长的精神文化需求。

三、工作内容

在这一个多月中，我的主要工作内容是协助办公室人

员做好行政部的各项人事及日常行政工作。在这一过程中， 我采用了看、问、学等方式，初步了解了公司办公室文员的 具体业务知识，拓展了所学的专业知识。

篇二：办公室文员工作总结

20xx 年，在公司各部门领导的关心指导和同事们的支

持匡助下， 在我的辛勤工作下， 圆满地完成为了本年度的工作， 完成为了领导交办的各项任务，自身在各方面都有所提升，但 也有不足，需要将来不断学习、不断积累工作经验，运用所 掌握的知识弥补自身还存在的缺陷。现将这一年的学习、工 作情况总结如下：

一、塌实的工作态度：一年来，我坚持工作塌实，任

劳任怨，自觉维护公司企业形象，妥善地做好本职工作，尽 量避免工作中浮现任何纰漏。

办公室文员是属于服务性质的工作，且比较繁杂。

(1)每天我都认真做好各项服务工作，以保障业务

部、单证部、船务部、财务部及设计部门工作的正常开展。

(2)文员日常的工作内容比较琐碎，需要细心、谨

慎，且不能疏忽大意，更不能马糊潦草。

(3) 在行政部经理 MAY 的指导下， 建立当日备忘录。 我将当天的工作列入到备忘录里，一项一项的去完成，以免 浮现遗漏现象。

二、尽心尽责，做好行政人事工作：认真做好本职工

作和日常事务性工作，协助领导保持良好的工作秩序和工作 环境，使各项档案管理日益正规化、规范化。同时做好后勤 服务工作，让领导和同事们避免后顾之忧，在部门经理的直 接领导下，积极、主动的做好本部门日常内务工作。

1、日常接待工作：接打电话时，使用文明语言，说

话温和、热情，礼貌地接待工厂及国外客户来访人员，对于 遇到相关问题来咨询或者要求匡助的人员，我都会尽我所知 赋予解答或者及时转达相关领导赋予解决。

2、物资管理工作：制定公司日常办公用品购入和领

用表，做好物资的领用管理，根据部门领用情况，进行领用 登记。

3、文件管理工作：根据工作需要，随时制作各类表

格、文档等，同时完成各部门交待打印、扫描、复印的文件 等，对公司所发放的通知、文件做到及时上传下达。

4、人事档案管理工作：将在职员工和离职员工档案进 行分类存档，并做扫描电子存档，新员工评定表按年度排序 装订成册保存等。

5、招聘工作：查收邮件阅读简历，预约安排应聘人

员进行经理面试以及总经理复试。

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办公室文员>年终总结下文！

6、商务会议及展会行程安排工作：制定出差计划表， 预订国内、 国际机票和酒店， 确保出差人员的行程正常进行。

7、财务工作：办公用品费用、快递费用的核对及申

请，机票、酒店费用的支付，确保及时支付相关合作公司的 月结费用。

8、快递工作：做好国内国际寄件登记和签收递交工

作，定期上 DHL、ARAMEX 站跟踪查询客户签收情况，如发现 有不正常的快件，及时反应到对外业务人员和相关领导。

9、协助工作：协助部门经理做好公司季度及年度活动 的组织和安排工作，以及搞好公司>企业文化的宣传活动。

三、 20xx 年度所学知识：

1、行政部门经理 MAY 的指导：学习正规化的文档管

理、规范的公文写作、灵便的接待技巧、 >公共关系中的礼 仪形象等。

2、单证部门经理林禄文的指导：学习基本的外贸知

识、国际快递的运费核算及成本控制、基本的络维护及电脑 方面知识、复印机和打印机的保养及维修。

3、船务部门经理常虹的指导：英文软件及学习方法的

提供，还时刻提醒我加强英文的学习及锻炼等。

4、设计部门经理 JACKY 的指导： photoshop 的正确使

用及公司存档文件的简单封面设计。

5、业务部门经理 ECHO 的指导：学习 echo 在工作中

有条理处理事情的方法。

6、财务部同事的指导：费用申请单的规范填写、存档 文件的正确装订方法。

7、外贸业务员 ALLY 和 LILIAN 的指导：对外邮件 IN&OUT 的整理及归档方法，加强英文阅读能力。

8、总经理陈小姐的指导： INTERNET 的广泛运用，用

心做好每一件事。

9、董事 xx 先生的指导：认为是对的事情，就放胆努力 去做，就算最后没有成功也没关系，至少曾经努力过。

四、 20xx 年度需要努力的方向及感想：

助理对于我来说是公司对我能力的一个肯定以及赋

予我的一个新的挑战，希翼能通过近 2 个月内的学习，努力 提高工作水平，适应新形势下工作的需要，在不断学习的过 程中改变工作方法扬长避短，塌实工作，力求把今后的行政 工作做得更好。

感谢公司的栽培和赋予学习的机会，感谢同事们的每一 次匡助，今后我将不断自我鞭策，自我激励，时刻严格要求 自己用心做好每一件事，希翼自己也能运用所学，为公司出

一份绵薄之力，更希翼在不久之将来，我在工作上也可以独 挡一面，再也不依赖部门经理，再也不依赖同事们，不辜负培养 我匡助我，让我成长起来的人！

20xx 年我将以一个斩新的面貌投入到今后的工作中， 同时也希翼能和公司一起成长，共同进步！

篇三：办公室文员工作总结

不知不觉，进入**公司至今一个月有余。回顾以往，

我从一个懵懂的应届毕业生逐步成长为一位勤奋敬业的公 司办公人员。在这段时间中，我努力学习让自己适应公司快 节奏、高效率的工作环境。在领导和同事们的关心匡助下， 我勤奋塌实地完成为了自己的本职工作，也顺利完成为了领导交 办的各项任务，自身在各方面都有所提升，但也有不足，需 要将来不断学习、不断积累工作经验，运用所掌握的知识弥 补自身还存在的缺陷。

在此，我向关心匡助过我的领导和同事们表示真诚的感 谢！下面，我将自己这一个月的工作情况作简要总结：

一、负责公司打字复印、 文件收发、 资料和图书整理、 印章的使用和保管。

1、这一个月期间我将公司的所有中层及中层以上的书 籍登记在册，并制定了电子档案，以便于提高公司闲置书籍 的利用率。

2、文件管理工作：根据工作需要，随时制作各类表

格和文档等，同时完成各部门交待的打印、复印、扫描的文 件等。对公司所发放的通知及文件，及时做到上传下达。

二、员工档案资料建立。

1、本月期间我将公司的中层及以上领导的档案进行

了统一的整理，并进行了电子档案的详细统计。

2、对各部门的员工档案管理上，做到分别以纸版和 电子版的备份，对资料不全的一律补齐，并做到及时更新。

3、及时更新通讯录，以便于各位领导和员工备查使

用。

三、负责员工考勤工作。

1、初到公司，由我负责公司的考勤统计工作。在执

行过程中，我尽快适应公司的政策安排，尽可能做到实事求 是地统计考勤，月末以考勤制度为依据制作工资表。

四、办公用品的采购申请、发放、登记、管理。

五、接待服务工作。

六、 外来电话、 传真的接听 (受)、记录、 传达 (送)。 七、复印机、传真机的管理和使用。 九、公司内部其它事务性工作。 十、领导交办的其它工作。

来科达这一个月学习了不少， >收获了不少。现在我

将自己这一个月的收获和认识向领导做一下汇报。

一、懂得事情轻重缓急，做事较有条理。办公室是企

业运转的一个重要枢纽部门，对企业内外的许多工作进行协 调、沟通，做到上情下达，这就决定了办公室工作繁杂的特 点。每天除了本职工作外，还时常有计划之外的事情需要临 时处理，并且普通比较紧急，让人不得不放心手头的工作先 去解决。

二、工作中虽然获得了一定的成绩，但不可避免的会

发生错误，为了避免类似错误的再次发生，在日常工作中不 断总结经验。并积极向领导、同事请教、学习。

三、大家能在同一公司上班并非易事。在日常工作中本 人都能与同事相处融洽，同时也能够积极的配合及协助其他 部门完成工作。

四、工作收获：

1、工作敏感度有所提高，能够较积极地向领导汇报

工作进度与结果。

2、工作适应力逐步增强，对后期安排的工作，现已得 心应手。

五、工作中存在的不足：

1、工作细心度仍有所欠缺。在日常工作中，时常有

些工作因为不够细心，从而浪费时偶尔是再做一遍。相信在 接下来的工作中，我一定会子细、子细、再子细来完成每项 工作。

2、外来客人的接待和服务不够热情慷慨。做为办公

室文员，做好接待工作是自己的本份工作。由于本人在这方 面没有足够的经验，每次接待都不是做得很好。在以后的接 待工作中，力求能做到热情周到，耐心细致。

接下来的>工作计划：会根据以上工作中存在的不足，

不断改进，提高自我工作意识及工作效率，努力做好工作中 的每一件事情！