高校办公室工作职能发挥趋势探究

第１３卷第５期　湖南工业职业技术学院学报　Ｖｏｌ＿１３　ＮＯ．５　２０１３年１０月　ＪＯＵＲＮＡＬ　ＯＦ　ＨＵＮＡＮ　ＩＮＤＵＳＴＲＹ　ＰＯＬＹＴＥＣＨＮＩＣ　Ｏｃ１．２０１３　高校办公室工作职能发挥趋势探究　袁茜　（南京交通职业技术学院，江苏南京，２１１１８８）　［摘要］高等学校办公室作为高校的综合管理职能部门。在高校管理系统中处于中枢核心的地位，在高校改革建设发　展中发挥着举足轻重的作用。高校办公室必须要充分发挥好对上的参谋助手功能、对下的服务功能、对内的综合协调职　能、对外的公关功能，才能在高校内涵式发展之路上做出积极贡献。　［关键词］高校办公室；工作职能；拓展；探究　［中图分类号］Ｄ２６２．２　［文献标识码】Ａ［文章编号］　１６７１—５００４（２０１３）０５．Ｏｌｌ７．０２　Ｅｘｐｌｏｒａｔｉｏｎ　ｏｎ　Ｔｒｅｎｄ　０ｆ　Ｏｆｉｆｃｅ　Ｗｏｒｋ　Ｆｕｎｃｔｉｏｎ　Ｄｉｓｐｌａｙ　ｉｎ　Ｃｏｌｌｅｇｅｓ　ａｎｄ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ　ＹＵＡＮ　ｏｉａＪｌ　（Ｎａｎｊｉｎｇ　Ｃｏｍｍｕｎｉｃａｔｉｏｎｓ　Ｖｏｃａｔｉｏｎａｌ　Ｃｏｌｌｅｇｅ，Ｎ蚰ｊｉｎｇ　２１　１　１８８，Ｊｉａｎｇｓｕ）　【Ａｂｓｔｒａｃｔ］Ａｓ　ａ　ｆｕｎｃｔｉｏｎａｌ　ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔ　ｏｆ　ｃｏｍｐｒｅｈｅｎｓｉｖｅ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ｉｎ　ｃｏｌｌｅｇｅｓ　ａｎｄ　ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ。ｔｈｅ　ｏｆｉｆｃｅ　ｏｆ　ｃｏｌｌｅｇｓｅ　ａｎｄ　ｕｎｉｖｅｓｒｉｔｉｅｓ　ｉｓ　ｉｎ　ｈｔｅ　ｃｅｎｔｒａｌ　ｃ０ｒｅ　ｓｔａｔｕｓ　ｉｎ　ｈｉｇｈｅｒ　ｅｄｕｃａｔｉｏｎ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ｓｙｓｔｅｍ，ａｎｄ　ｐｌａｙｓ　ａ　ｄｅｃｉｓｉｖｅ　ｒｏｌｅ　ｉｎ　ｔｈｅ　ｒｅｆｏｒｍ　ｏｆ　ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ　ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ　ａｎｄ　ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ．Ｔｈｅ　ｓｃｈｏｏｌ　ｏｆｆｉｃｅ　ｏｆ　ｃｏｌｌｅｇｅｓ　ａｎｄ　ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｓｅ　ｍｕｓｔ　ｇｉｖｅ　ｆｕｌｌ　ｐｌａｙ　ｔｏ　ｔｈｅ　ｆｕｎｃｔｉｏｎｓ　ｉｎｃｌｕｄｉｎｇ　ｔｈｅ　ａｓｓｉｓｔａｎｔ　ｆｏｒ　ｔｈｅ　ｓｕｐｅｒｉｏｒ，ｔｈｅ￣ｒｖｉｅｅ　ｆｏｒ　ｔｈｅ　ｓｕｂｏｒｄｉｎａｔｅ，ｈｔｅ　Ｃｏｍｐｒｅｈｅｎｓｉｖｅ　ｃｏｏｒｄｉｎａｔｉｏｎ　ｆｏｒ　ｈｔｅ　ｉｎｔｅｒｎａｌ，ｔｈｅ　ｐｕｂｌｉｃ　ｅｒｌａｔｉｏｎｓ　ｏｆｒ　ｈｔｅ　ｅｘｔｅｒｎａｌ，ａｎｄ　ｈｔｕｓ　ｉｔ　Ｃａｎ　ｍａｋｅ　ａ　ｐｏｓｉｔｉｖｅ　ｃｏｎｔｒｉｂｕｔｉｏｎ　ｔｏ　ｈｔｅ　ｃｏｎｎｏｔａｔｉｖｅ　ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ　ｏｆ　ｃｏｌｌｅｇｅｓ　ｎａｄ　ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ．　［Ｋｅｙ　ｗｏｒｄｓ】　ｏｆｉｃｅ　ｏｆ　ｃｏｌｌｅｇｅｓ　ｎａｄ　ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ；ｗｏｒｋ　ｏｆｎｃｔｉｏｎ；ｐｒｏｌｏｎｇａｔｉｏｎ；ｅｘｐｌｏｒａｉｔｏｎ　高校办公室是高校党政直接领导下的综合办事机构，是高　参谋部。”【ｌ】办公室的重要职能之一就是要为领导提供参谋决　校行政机构的重要组成部分，处于高校运作的中枢地位，它的　策，成为领导的智囊团和思想库。如何更好地发挥参谋助手功　工作内容涉及到学校的方方面面，它的工作对象是学校领导和　能，为领导出谋划策，这就需要学校办公室一是要加强思想建　教职工，是联系学校与各院（系）、各部门、教职工与学生的纽　设，提升政治素质。办公室工作是一项政策性、政治性和原则性　带，在学校工作中起着联系上下、协调左右、沟通内外的桥梁作　要求很高的工作，因此办公室工作人员必须把自身素质的提高　用，具有举足轻重的重要作用。　放在首位，加强政治理论学习和党性修养教育，培养较高的政　从传统意义上来讲，高校办公室主要承担着“交办式”工　治鉴别力和政治敏锐性，保持政治上成熟坚定，理论上清醒敏　作，简单地表述为“办事、办文、办会”。但是，随着中国经济社会　锐，思想上明辨是非，行动上自觉服从于学校工作大局。二是要　的加速转型，现代高校开放办学程度的不断加深，高校办学的　树立终身学习理念，加强学习。*同志曾说过，要进步就要　社会效益和社会公益事业之间的冲突日益凸显，高校社会化程　学习。办公室工作的特殊性，决定了该部门必须及时地了解新　度的不断加深，也带来了高校内部管理体制的改革与人事制度　形势下上级部门的工作要求，和深刻理解与把握上级文件精　改革向纵深方向发展，许多利益关系发生了重大变化，部门问　神，以及某一时期学院的重点工作和领导的工作思路。这就要　和教职工间的利益冲突和矛盾越来越明显地暴露出来。２０１０　求办公室人员在当今知识经济社会必须加强学习，善于学习，　年，教育部发布了《国家中长期教育改革和发展规划纲要》　不断更新知识结构，丰富知识储备，增强工作的洞察力和预见　（２０１０—２０２０）明确提出要进行管理体制改革，建设现代大学制　性，为参谋助手功能发挥奠定扎实的基础。要紧跟时代发展趋　度，这些都对高校办学提出了新要求，对高校重要的职能部门　势，全面学习党和国家的方针政策，准确理解政府和主管部门　学校办公室的工作提出新的挑战。面对复杂多变的学校发展形　各种工作指示和文件，科学研判国家发展新形势和高等教育的　势和日益繁重的工作任务，高校办公室必须要进一步丰富和拓　新变化、新特点，才能更好地适应高等教育深化改革和学校发　展办公室功能，提高办公室的工作效率，增强办公室的办事水　展方式转变的新要求，真正具备把握全局和参政议政的能力。　平，强化办公室办事能力，才能很好地服务于学院的整体发展，　还要加强办公室工作的业务学习，包括现代行政管理理论的学　帮助学院进一步加强内涵建设，拓展办学空间，改善办学条件，　习。真正做到对办公室工作性质、工作内容和工作要求了如指　增强办学实力。　‘掌，业务精通，提高现代办公室工作管理水平，从容应对办公室　一强化高校办公室对上的参谋助手职能　工作中出现各种复杂问题。三是要广泛调研，加强信息收集与　、处理。客观、科学的信息是领导能够“耳聪目明”决策的重要依　“高校办公室既是学校的办事机构，也是学校领导决策的　据。办公室需要及时搜集有用的信息供领导决策时使用，帮助　［收稿日期］２０１３—６—６　［作者简介］　袁茜（１９８０一），女，江苏南京人，南京交通职业技术学院助理研究员、硕士，研究方向：高校党建与思想政治教育。　ｌ１７　第５期　湖南工业职业技术学院学报　２０１３正　领导从繁杂的事务性工作中解脱出来，集中精力地抓好学院发　展的大事。广泛开展调研，对调研数据进行整理分析，归纳数据　与案例，尽可能地为领导提供全面真实可靠的信息；还要做好　信息的分析与总结，得出解决问题的方案与建议，为领导决策　提供可操作性的依据；在领导决策时帮助出主意、想办法、提方　案，供领导研究和决策。　章程的修订与建设工作，将学校的工作、领导的决策等情况和　各方面工作动态传递到各系、各部门和师生员工，使师生员工　能够强烈感受到自身发展与学院发展的一致性，充分理解学院　在改革建设发展中的取得成就以及面对的挑战，与学院共拼　搏，同进取。二是要加强校园信息化建设。现代行政管理认为要　提高工作效率，必须要用管理技术的现代化的手段。高校办公　室行政管理也应如此，要大力数字化校园建设，采用自动化的　办公手段，现代化的信息处理技术和完备的信息网络，来进行　信息处理和信息公开，确保办公室在行使综合协调职能时有定　量的指标和信息，避免产生由于“暗箱”操作带来工作的不透明　化和不公开化，影响管理效能的发挥。三是要落实督办督查工　二、优化高校办公室对下的服务职能　当前，高校在不断深化内部管理体制改革，突出教学的中　心地位，精简党政管理机构，缩减机关行政工作人员编制，学校　行政工作人员特别是办公室工作人员普遍偏少。再加上，高校　校区分散，行政管理程序繁杂，细节琐碎。办公室工作人手少，　任务重，时间紧的实际，导致了办公室的服务功能更多地侧重　于对学校领导的主动性与直接性服务，对教职员工和学生的服　务比较少。与此相对的是，大学管理服务机制正在不断转变，更　加突出人本管理的主体性地位，提倡以服务师生为主体。这就　要求办公室必须要转变工作作风，不断强化对教职工，对学生　的服务意识，为广大师生服务，为教学一线、科研和社会服务。　要按照中央关于改进工作作风，密切联系群众的八项规定，树　立正确的：［作态度，爱岗敬业，甘于奉献，勤恳敬业，真正培养　全心全意为师生服务意识和服务精神。要秉持对待工作严谨细　致，精益求精，高效快捷的工作作风，尽力杜绝不必要和繁琐的　工作环节，特别在公文的处理，文件起草、签发、传阅、督办，以　及大型活动和会务的筹备、执行等工作中，为师生和各单位提　供及时、高效、细致的服务。　“随着现代科学技术的发展和管理工作的科学化、规划化，　计算机及办公自动化技术在不断地运用到办公室工作中来。”田　】现代高校已经进入了一个全方位、多层次的网络环境，学校办　公室还要积极利用现代网络技术和先进的科学技术，打造通畅　的信息渠道，完善服务功能网络，打造服务绿色通道，在服务范　围、服务内容、服务方式等方面不断拓展，提高办公室工作的现　代化、科技化、信息化水平，从而更好地给广大师生提供“优质　服务、超前服务、全程服务”。　三、深化高校办公室对内的综合协调职能　”建国后长期实行的高度集中的计划经济模式和政治体　制，决定了高等教育体制和办学模式必须与之相适应，采取强制　性的以行政计划和封闭式的集中决策为特征的管理模式。”Ⅱ　卫这就造成了高校的内部机构各自封闭进行，彼此间的资源互　不融通，资源培植不能优化，影响和阻碍学校的长远发展。而现　代行政管理的协调职能强调，要对内部各部门之间的关系进行　协调，使各部门在执行计划过程中。对各部门的执行情况和执　行进度进行协调，以确保单位整体计划的良好实施。高校办公　室作为综合协调部门，它的工作涉及到高校的方方面面，作为　综合办事机构，必须要解决好内部之间的矛盾冲突，全面统筹，　上下推进，协调平衡好各院系、各部门在学校这个组织机构中　的平衡，才能达到利益最大化，提高整体工作效能。一是要推进　校务公开制度和党务公开制度。学校师生对学校工作的误解，　多数是由于对学院工作的不了解。学校办公室要加快推进学校　ｌｌ８　作。当前高校已经形成了较为完善、科学的管理制度，但是有制　度不能很好地执行是高校工作的一个短板。高校办公室要加强　对制度落实情况的督办和督查工作，研究高校管理工作的目标　考核机制建设，将对工作的布置和坚持督促工作结合起来，帮　助解决和协调各二级院系、各单位之间发展中存在的问题，使　各教学单位、职能部门的工作真正落到实处，学校党政的整体　决策部署才能真正予以很好贯彻与落实。　四、拓展高校办公室对外的公关职能　伴随着高等教育大众化步伐的不断加快，高等教育市场化　的趋势和高校办学自主权均在日益扩大，现代高校不再是传统　意义上的“象牙塔”，高校必须积极主动参与到市场竞争中，主　动承担起“人才培养、科学研究、社会服务与文化传承”四大功　能，为区域经济发展提供更加积极主动的社会服务。“学校不与　外部环境沟通，单纯地依靠政府或教育主管部门的行政命令”口　在当今高校发展中肯定是行不通的，高校必须改变以往高校封　闭的管理理念，向开放性管理理念转变。办公室作为联系内外　的综合协调部门，必须要拓展公关能力，发挥好对外公关职能，　密切与上级主管部门、科研院所、社会服务部门、企事业单位和　行业单位的联系，由被动接待转变为主动对外联络，充分发挥　好办公室“窗口示范”作用，通过细致、周到、得体的对外活动，　不断改进学校与外界联系，为学校发展创造良好的外部环境，　扩展学校对外形象与社会影响力。还要主动加强与国内外高　校、省内外兄弟院校之间的交流与合作，扩展交流内容，创新合　作模式，加强国际交流与合作，推动学校开放办学的程度。还要　进一步加强和新闻宣传媒体的交流与沟通，借助新闻媒体独特　优势，用群众喜闻乐见的宣传形式，及时将学校改革发展的举　措与成果向社会发布，主动宣传学校的优势特色，此外针对社　会对学校某些负面事实无限夸大的情况，要畅通与外交往的渠　道，利用好新闻媒体“主动发言”，形成与社会的良性互动，维护　学校的合法利益和学校形象，保护好师生的权益。　【参考文献】　【ｌ】曹丽．新时期高校办公室参谋辅助职能再探［Ｊ】．宁夏大学学报（人文社　会科学版），２００９，（７）：１９４．　【２】李智峰．如何做好新时期高校办公室工作【Ｊ】．黑龙江教育学院学报，　２０１１，（５）：１９８　【３】余会春．开放式高校管理模式初探【Ｊ】．云梦学刊．２００６，（１　１）：１３１．