公司制度 财务报销制度及报销流程
A/0 2010-7-1 编文部门 财务 文件版本 生效日期 第 1 页 共 10 页 制 修 订 记 录
文件版本 制修日期 制修订页次 制 修 订 摘 要 A/0 2010-7-20 制订《财务报销制度及报销流程》 批准 审核 编制 华梅芳
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A/0 2010-7-1 编文部门 财务 文件版本 生效日期 第 2 页 共 10 页 财务报销制度及报销流程 第一部分 总则
第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、材料采购付款方式、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
第三条 本制度适用公司全体员工。 第二部分 借支管理规定及借支流程 第一条 借款管理规定
(一) 出差借款:出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回7个工作日内办理报销还款手续。
(二) 其他临时借款，如业务费、临时紧急事项等，借款人员凭审批后的《签呈》复印件按批准额度办理借款，同时经办人应及时报账，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
(三) 各项借款金额超过3000元应提前两天通知财务部备款。
(四) 借款销账规定:(1) 借款销账时应以取得的合法票据及已审批的《签呈》为依据，据实报销，超出《签呈》范围使用的，须重新将原《签呈》进行签批，否则财务人员有权拒绝销账;(2)借款者原则上应在7个工作日内办理销账手续。
(五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
第二条 借款流程
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A/0 2010-7-1 编文部门 财务 文件版本 生效日期 第 3 页 共 10 页 (一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款人、借款事由、借款金额、还款日期(大小写须完全一致，不得涂改)，填写支付方式:支票、汇款或现金。
(二) 审批流程:经手人签名?部门主管,经理审核签字?财务复核?总经理审批。 (三) 财务付款:借款凭审批后的借款单到财务部出纳处办理领款手续，领款时需签收。
第三部分 日常费用报销制度及流程
第一条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品、业务招待费、培训费、资料费等。
第二条 费用报销的规定
(一) 报销人必须取得相应的合法真实票据。
(二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据;严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容或事由。
(三) 按规定的审批程序报批。
(三) 报销3000元以上需提前两天通知财务部以便备款。
第三条 费用报销的流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单? 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单?部门主管审核签字?财务部门复核?总经理审批?到出纳处报销。
第四条 差旅费报销制度及流程。 (一) 费用标准:
餐费 出差电话费 主要交通住宿标市内交通项目 工具 准 费 省外 省内 市内 省外 省内 总经理 飞机 实报实销
副总经理 火车硬卧 180 30 20 15 30元以下 10元 5元 部门主管、销售业务 火车硬卧 160 30 15 10 25元以下 10元 5元 其他 火车硬卧 150 20 15 10 20元以下 10元 5元
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A/0 2010-7-1 编文部门 财务 文件版本 生效日期 第 4 页 共 10 页 (二)费用标准的补充说明:
1. 住宿费报销时必须提供真实的住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额的，不予补偿差额;超出住宿标准部分由员工自行承担。
2. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返司时间为准，12:00以后出发(或12:00以前到达)以半天计，12:00以前出发(或12:00以后到达)以一天计。
3 交通费用按实际发生数据实报销，尽量乘坐公共交通工具，在特殊情况下才可乘坐出租车，乘坐出租车费用返司后需提总经理审批后方可报销，且出租车费用每天限额20元。
4. 伙食标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式。
5. 出差住宿应选择近拜访处之旅馆为宜。若为两人(同性别员工)一同出差，住宿标准按一人核算。依此类推。
6. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
(三) 报销流程
1. 出差申请:拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由部门主管审核后交由总经理批准。
2. 出差借款标准:入职一年(含)以上的员工可按出差预算金额的100%进行借支;入职半年以上一年以内的员工可按出差预算金额的80%进行借支;入职三个月以上半年以内的员工可按出差预算金额的70%进行借支;入职三个月以下的员工可按出差预算金额的50%进行借支。
3. 借支差旅费:出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,借款金额按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。
4. 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票(原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案)。
5、出差报告:出差返司后要对本次出差行程及工作内容进行报告，且需列明所发现的问题
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A/0 2010-7-1 编文部门 财务 文件版本 生效日期 第 5 页 共 10 页 及建议的解决方案，由部门主管签批后交总经理审批。
6. 返回报销:出差人员应在回公司后7个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》并附上出差报告，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批;原则上前款未清者不予办理新的借支。
第五条 电话费报销制度及流程 (一) 费用标准
1. 移动通讯费:为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准;
项目
每月话费标准(限额) 职级
总经理 400元/月
部门经理、销售经理、采购 200元/月 销售业务、总经理助理 150元/月 部门主管(科长级以下) 100元/月 司机、出纳 100元/月 机修、电工 50元/月
2(固定电话费:公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。员工不能在公司打私人电话，一旦发现，一次扣罚50元。
(二)报销流程
1、每月初(10日前)各部门指定一人收集上月手机话费发票，并按话费标准填写《报销结算单》并将相应的单据粘贴整齐，整份单据交部门主管签名后统一交行政部审核;
2、 行政部每月15日前将公司各部门的话费《报销结算单》收集审核完毕后，统一交财务复核，财务复核后交总经理审批。
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A/0 2010-7-1 编文部门 财务 文件版本 生效日期 第 6 页 共 10 页 3、每月20日员工到财务部出纳处签字领款。
4、 固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。
第六条 交通费报销制度及流程
(一) 费用标准:(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车;(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。
(二) 报销流程
1. 员工整理交通车票(含因公公交车票)，按规定填好《差旅费报销单》。 2. 司机报销油卡费用时，需列明每月各车里程数及各车每天的行驶记录。 3. 审批:按日常费用审批程序审批。
4. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。 第七条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程
(一)管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。
(二)报销流程
1(购置申请: 公司行政部每月根据需求及库存情况编制购置预算，实际购置时填写购置申请单报批。
2(报销程序:报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
3(费用归集:财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。
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A/0 2010-7-1 编文部门 财务 文件版本 生效日期 第 7 页 共 10 页 第八条 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程 (一)费用标准
1. 招待费:为了规范招待费的支出，招待费应事前以签呈的形式征得总经理的同意。
2. 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。
3. 维修费用:为了节约和降低维修费用，经办部门根据实际需要以签呈或请购单的形式提出维修申请，由总经理签批后进行维修。
( 二)报销流程:
1. 招待费由经办人附上《业务招待费明细表》按日常费用报销规定及流程办理报销手续。
2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。 3.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。 第四部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程
第一条 工薪福利等支出包括:工资、津贴及各项福利等。 第二条 工薪福利支付流程
(一) 工资支付流程:
(1)每月8日前由人力资源部将本月经总经理审批后的工资支付标准(含考勤、人员变动、额度变动、扣款、设计部的提成、仓库计时人员的计件工资、生产部门的相关奖金核算表、社会保险及住房公积金等信息)转交财务部;
(2)财务部每季度根据销售提成计算标准核算销售人员提成表交事业部总经理签批后加入工资表中核算;
(3)财务部根据计算工资标准编制标准格式的工资表; 公司制度 财务报销制度及报销流程
A/0 2010-7-1 编文部门 财务 文件版本 生效日期 第 8 页 共 10 页 (4)按工薪审批程序审批;
(5)每月20日由财务部通过银行代发形式支付工资;
(6)每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。 (二)临时工资支付流程同工资支付流程。
(三)其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单?经部门经理签字确认?财务主管进行财务复核?报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。
第五部分 材料采购付款流程及相关要求
第一条 公司采购人员根据《主、包材请购单》、《辅料请购单》、《配套件采购申请单》下达采购订单，根据各供应商的货款结算方式分别安排付款;
采购付款流程:
(一) 月结付款方式:采购人员次月填写的《付款通知书》(填写付款通知书中每一个项目，特别注意付款账号及开户行)，并附上相应的发票、送货单、对账单、仓库进仓单、采购申请单?采购主管审核?财务复核?事业部总经理签批?出纳付款;
(二) 批结算方式:采购人员在采购物料办理完入仓后，填写的《付款通知书》，并附上相应的发票、送货单、对账单、仓库进仓单、采购申请单?采购主管审核?财务复核?事业部总经理签批?出纳付款;
(三) 预付款结算方式:采购人员下达采购订单或签订采购合同后需预付款的，由采购人员根据订单或合同要求，提出《借支单》，并附上采购单或合同?采购主管审核?财务复核?事业部总经理签批?出纳付款;在购买物料办理入仓后采购人员应及时跟催发票及对账单，办理冲账手续。
(四) 零星采购(采购人员在无法进行上述三项方式采购时才可启动零星采购):采购人员应根据各物料的申请单进行采购，并在购买后及时办理入仓，
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A/0 2010-7-1 编文部门 财务 文件版本 生效日期 第 9 页 共 10 页 第五部分 专项支出财务报销制度及流程
第一条 专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。
第二条 固定资产购置报销财务制度及流程。
(一) 填写购置申请:每年末各部门提出次年度固定资产购置预算，设保部统计整个事业部的固定资产购置预算;未纳入年度固定资产采购预算的特殊事项，由需求部门提出《资产购置申请单》按预算外固定资产请购流程办理。
申请单签批流程:
《年度固定资产采购预算》:各部门根据年度需求按设保部门的要求填写?设保部根据各部门的需求汇总整理成完整的《年度固定资产采购预算》?财务复核?事业部总经理签批?公司总部财务总监签批?董事长签批。
年度预算内的资产购置:需求部门提出申请?部门主管审核?设保部审核?财务复核?事业部总经理签批。
年度预算外的资产购置:需求部门提出申请?部门主管审核?设保部编制评估报告?财务复核?事业部总经理签批?公司总部财务总监签批?董事长签批。
上述单据签批完毕后交采购进行采购。
(二) 报销标准:相关的合同协议及批准生效的购置申请。
(三) 结账报销:(1)资产验收(软件应安装调试)无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单(经办人在发票背面签字并附出入库单);(2)按资金支出规定审批程序审批;(3)财务部根据审批后的报销单以支票或转账形式付款;(4)若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在10个工作日内办理报销手续。
第三条 其他专项支出报销制度及流程
(一) 费用范围:其他专项支出包括其他所有专门立项的费用(含软件、咨询顾问、广告及
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第 10 页 共 10 编文部门 财务 文件版本 A/0 生效日期 2010-7-1 页 宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用)支出。
(二) 费用标准:
1、单项费用在1万元以下，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告(含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等)，由总经理签批后实施。
2、单项费用在1万元(含)以上，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告(含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等)，经总经理签署审核意见后报总部财务总监和董事长及其授权人审批。
(三) 财务报销流程
1(审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。
2(签订合同:由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，(合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等)。
3(付款流程:(1)由经办人整理发票等资料并填写费用报销单(填写规范参照日常费用报销一般规定);(2)按审批程序审批:主管部门经理审核签字? 财务复核 ?总经理审批;(3)财务部根据审批后的报销单金额付款;(4)若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在10个工作日内办理报销手续。
第六部分 以上如有未尽事宜，届时临时通知。 第七部分 附则
第一条 本制度解释权归公司财务部。 第二条 本制度经事业部总经理签批后生效。 公司制度 财务报销制度及报销流程
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